সত্যায়িত কারা করতে পারে: চাকরির কাগজ আর ছবি সত্যায়নের নিয়ম, কখন লাগে আর কখন লাগে না

১. আবেদনের সময় সত্যায়িত কপি লাগে কি

প্রথম আলো ২০১৫ সালের ২৮ সেপ্টেম্বর জানিয়েছিল, সচিব কমিটির সুপারিশে সরকার সিদ্ধান্ত নিয়েছে, সরকারি চাকরির আবেদনে কোনো সনদের সত্যায়িত কপি জমা দিতে হবে না। প্রার্থী একটি অঙ্গীকারনামায় সই করবেন যে তথ্য সত্য, আর লিখিত পরীক্ষায় টিকলে মৌখিক পরীক্ষায় মূল কাগজ দেখাবেন।

এখনকার টেলিটকের অনলাইন আবেদনেও একই ছবি দেখা যায়। আপনি ছবি আর স্বাক্ষর স্ক্যান করে তোলেন, কোনো সিল লাগে না। সত্যায়নের প্রশ্ন আসে পরে, যখন কাগজ হাতে হাতে জমা দিতে হয়।

পুরো প্রথাটা তুলে দেওয়ার কথাও উঠেছে। বিডিনিউজ টোয়েন্টিফোর ২০২৩ সালের ৩০ জুলাই জানায়, জনপ্রশাসন প্রতিমন্ত্রী চাকরির আবেদনের ছবি ও সনদ সত্যায়নের ঝামেলা তুলে দেওয়ার কথা বলেছিলেন। তবে সেটা ছিল ঘোষণা। ভাইভা আর কাগজ যাচাইয়ের ধাপে এখনো বেশির ভাগ বিজ্ঞপ্তি সত্যায়িত কপি চায়।

২. সত্যায়িত কারা করতে পারে: বিজ্ঞপ্তিতে যেভাবে লেখা থাকে

পুরোনো কথায় সবাই বলেন প্রথম শ্রেণির গেজেটেড কর্মকর্তা। ২০১৫ সালের অষ্টম বেতন কাঠামোর পর শ্রেণির বদলে গ্রেড চালু হয়, প্রথম আলোর ওই প্রতিবেদনেও তা বলা হয়েছিল। তাই নতুন বিজ্ঞপ্তিগুলোতে প্রায়ই গ্রেড লেখা থাকে। কয়েকটি সরকারি বিজ্ঞপ্তি ও ফরম মিলিয়ে দেখুন:

দেখছেন তো, এক কাজের নিয়ম আরেক কাজে খাটে না। বিসিএসে চাওয়া হয়েছে গেজেটেড কর্মকর্তা, আবার কল্যাণ বোর্ডের ফরমে চাওয়া হয়েছে চেয়ারম্যানের সই। তাই কারও মুখের কথায় নয়, নিজের বিজ্ঞপ্তির কাগজপত্রের অংশটা পড়ে নিন।

চাকরির বাইরেও সত্যায়িত কপির চাহিদা আছে। নির্বাচন কমিশনের NID পোর্টালে সংশোধনের নির্দেশনায় ঠিকানার পক্ষে বিল বা দলিল, বিয়ের পর নাম বদলে কাবিননামা, এমন বেশির ভাগ কাগজের সত্যায়িত অনুলিপি চাওয়া হয়েছে। সেখানে কে সত্যায়ন করবেন, তা আলাদা করে বলা নেই, তাই নির্বাচন অফিসে জিজ্ঞেস করে নেওয়াই ভালো।

৩. কাগজপত্র সত্যায়িত করার নিয়ম: ধাপে ধাপে

• ১
  বিজ্ঞপ্তির কাগজপত্রের অংশ পড়ুনকোন কোন কাগজ সত্যায়িত লাগবে, কয় কপি, আর কে সত্যায়ন করবেন, লিখে নিন। বিসিএসে যেমন ছবি তিন কপি আর সনদের কপি দুই সেট।
• ২
  পরিষ্কার ফটোকপি করুনসনদ, নম্বরপত্র, NID বা জন্ম নিবন্ধনের ফটোকপি যেন পড়া যায়। ছবি হলে সদ্য তোলা রঙিন পাসপোর্ট সাইজ নিন।
• ৩
  মূল কাগজ সঙ্গে নিয়ে যানদায়িত্বশীল কর্মকর্তা মূল কাগজের সঙ্গে মিলিয়ে তবেই সই করেন। মূল না দেখালে অনেকে সই করতে চান না, সেটাই স্বাভাবিক।
• ৪
  সই, সিল আর তারিখ দেখে নিনকপির ওপর সত্যায়িত লেখা, কর্মকর্তার সই, নাম-পদবিসহ সিল থাকা চাই। সিল অস্পষ্ট হলে আবার দিতে বলুন, পরে বোর্ডে নাম পড়া না গেলে প্রশ্ন উঠতে পারে।
• ৫
  এক সেট বাড়তি রাখুনভাইভার দিন কোনো কপি কম পড়লে সেখানে নতুন করে সত্যায়ন করানোর সুযোগ থাকে না। বিসিএসে তিন কপি সত্যায়িত ছবিই BPSC Form-1-এর বাম পাশে স্ট্যাপলার দিয়ে লাগাতে বলা হয়েছে, আর ছবিতে প্রার্থীর নিজের সইও থাকতে হবে।

৪. নিজে সিল বানিয়ে সত্যায়ন: কেন করবেন না

অনেক প্রার্থী গেজেটেড কর্মকর্তা খুঁজে না পেয়ে দোকান থেকে কারও নামের সিল বানিয়ে নিজেই সই করে ফেলেন। এটা সরাসরি জালিয়াতি। নিয়োগের ধাপে কাগজ বারবার যাচাই হয়, আর বিজ্ঞপ্তিগুলো এ ব্যাপারে কড়া।

• পুলিশ টিআরসির বিজ্ঞপ্তিতে লেখা, আবেদনপত্রে মিথ্যা বা ভুল তথ্য দিলে নিয়োগের অযোগ্য বিবেচিত হবেন।
• বিসিএসের বিজ্ঞপ্তিতে লেখা, প্রয়োজনীয় সব কাগজের কপিসহ BPSC Form-1 জমা দিতে না পারলে প্রার্থিতা বাতিল হবে।
• পরিচিত কেউ না থাকলে নিজের সাবেক শিক্ষাপ্রতিষ্ঠান, উপজেলা পর্যায়ের সরকারি দপ্তর বা কর্মরত আত্মীয়ের অফিসে বিনয়ের সঙ্গে অনুরোধ করুন। মূল কাগজ দেখালে বেশির ভাগ কর্মকর্তা সাহায্য করেন।

৫. সত্যায়িত কাগজের মেয়াদ কতদিন থাকে

যে বিজ্ঞপ্তিগুলো দেখেছি, তার কোনোটিতেই সত্যায়িত কপির নির্দিষ্ট মেয়াদ লেখা নেই। তবে ছবির ক্ষেত্রে সদ্য তোলা কথাটা প্রায় সব জায়গায় থাকে। অনেক আগে সত্যায়ন করা ছবিতে চেহারা মিলছে না মনে হলে বোর্ড প্রশ্ন তুলতে পারে, তাই নতুন ছবি নিয়ে নতুন করে সত্যায়ন করানোই ভালো।

৬. অনেকে যা জানতে চান